Você conhece a importância dos XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas?

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O XML é um arquivo gerado durante a emissão da NF-e e serve para registrar os detalhes da transação realizada. Via de regra é ele que deve ser armazenado para a comprovação da propriedade sobre o bem ou serviço contratado.

Conforme a cláusula 10ª do Ajuste SINIEF 07/2005, o XML da nota precisa ser arquivado por cinco anos, e não o DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) como usualmente é realizado. A obrigatoriedade é aplicada tanto para empresas privadas como para entidades públicas. Em casos de fiscalização, a entidade poderá arcar com multas que chegam a passar de R$ 1 mil por documento não apresentado no momento da verificação.

Para isso, a Betha conta com o sistema Monitor DF-e, que realiza a guarda dos XMLs de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas para o CNPJ configurado e certificado digital informado, além de possibilitar o download do XML a qualquer momento, visto que os dados são armazenados na nuvem para sempre.

 

Você está realizando a manifestação de destinatário em seus documentos fiscais eletrônicos?

 

Além disso, a mesma legislação mencionada determina que sejam realizados os registros das manifestações nos documentos fiscais, nomeados como eventos. Dentre eles, a entidade que adquiriu material ou contratou algum serviço, em alguns casos, deve confirmar a operação, indicar que ela não foi realizada ou ainda que a desconhece.

Caso a entidade adote a prática de realizar a manifestação em documentos fiscais, ela pode ter um ganho na melhoria de processos, garantindo um nível de conformidade com o monitoramento e rastreabilidade de documentos no processo logístico e fiscal. Um exemplo disso é a confirmação da operação que registra, junto aos fornecedores, que a mercadoria foi recebida e constitui formalmente o vínculo comercial que resguarda juridicamente as faturas comerciais, sem a necessidade de assinatura no canhoto impresso no DANF-e.

Ainda podem existir obrigatoriedades e prazos específicos em nível estadual, como para os casos de SC e RS que determinam que todas as notas fiscais acima de R$ 100 mil devem ter a manifestação realizada. No sistema da Betha, a manifestação pode ser realizada rapidamente de forma individual, ou em várias ao mesmo tempo, e ainda, se configurada, a ciência da emissão automaticamente.

 

Por fim, você tem conhecimento que mesmo as entidades públicas podem sofrer golpes com a utilização de Notas frias?

 

Sim, infelizmente é verdade! Notícias apontam que a aplicação deste tipo de golpe é cada vez maior. Uma das situações é aquela em que os documentos são emitidos para simular operações para transferência de crédito ilegais de ICMS aos destinatários. O registro das manifestações de destinatário evitam este tipo de situação. Por exemplo, o desconhecimento da operação avisa ao fisco que a nota não pertence à entidade. Ou ainda a confirmação da operação impede que o emitente possa cancelar a nota.

Proteger sua entidade de fraudes com notas frias fica muito mais simples e efetivo quando você conta com a tecnologia certa, que garante informação precisa e com validade jurídica. Por isso, fazer da consulta de documentos fiscais eletrônicos uma atividade simples só depende de você.

 

O Monitor DF-e faz parte da linha de Compras e Contratos da Betha, que integra e facilita o acompanhamento assertivo dos processos que envolvem materiais de consumo e bens patrimoniais. Para demonstrações, entre em contato com a revenda ou filial que atende o seu município, e para conhecê-lo assista ao vídeo:

 

AUTORES:

Patrick Borges – Analista de Requisitos da Vertical Contratos da Betha Sistemas
Pricila Daufenbach – Analista de Gestão do Conhecimento da Universidade Corporativa Betha

 

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