Registro e Acompanhamento de Processos.
O sistema eletrônico de protocolo é hoje um grande aliado da administração pública que busca oferecer ao munícipe um atendimento mais ágil e eficiente.
Servindo de canal entre o Governo e a comunidade, o Betha Protocolo facilita o registro e o controle do tráfego de documentos (processos) na Instituição Pública, garantindo informações com transparência, rapidez e confiabilidade.
Através deste sistema, tanto o usuário como o cidadão podem acompanhar de forma simples e prática o andamento dos documentos protocolados. A busca de processos pode ser realizada tanto através do código de protocolização fornecido pelo sistema, como através do CPF/CNPJ do requerente.
Todos os documentos protocolizados podem ser classificados de acordo com o assunto, prazo de tramitação, tempo de arquivamento entre outras especificações, o que facilita sua localização e contribui para o cumprimento dos prazos estabelecidos.
O sistema fornece ainda um histórico completo sobre cada processo, desde a entrada até o encerramento, o que oferece um maior controle sobre sua situação.
Além desses benefícios, o Betha Protocolo contribui para a desburocratização, para a diminuição de custos operacionais e para a redução do tempo de tramitação dos processos nas Instituições Públicas.
Quando em rede, o sistema permite a protocolização em diversas Secretarias da Administração, mantendo numeração única dos processos.
No momento em que é realizada a movimentação de um processo, pode ser emitida, via e-mail, uma mensagem ao setor de destino a fim de notificá-lo da operação.
Permite a digitalização dos documentos do processo, armazenando-os em formato de imagem.
Permite reunir processos e anexar documentos de texto a processos já existentes, dispensando a realização de cópias em outros meios de armazenamento.
Emite guias com código de barras para pagamento das taxas tanto nas redes bancárias como na própria Prefeitura.
Além de senhas e permissões, o sistema possui um controle de usuários por unidade. Esse controle garante que as operações sejam realizadas apenas por usuários cadastrados, proporcionando maior segurança e integridade às informações.
Gera gráficos demonstrativos da movimentação de processos por setor, permitindo a seleção das categorias desejadas, como processos incluídos, ativos, encerrados e arquivados.
O sistema emite diversos relatórios gerenciais, entre eles o relatório de pareceres referente a todos os processos. Possibilita diversas formas de seleção, como: intervalo de data, órgão administrativo, desvio de prazos previstos, permanência nos setores, tempo global de tramitação, etc.
O Betha Protocolo possui um módulo opcional para internet. Através dele, a Prefeitura disponibiliza na web serviços como:
Permite o acompanhamento da situação dos processos protocolados junto à entidade através da web.
Facilita o acesso à lista de documentos de apresentação indispensáveis no momento da protocolização.
Além de oferecer mais comodidade e conforto ao cidadão, os serviços disponibilizados na web contribuem para uma diminuição no fluxo de atendimento na Instituição Pública.
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