{"id":1785,"date":"2021-08-13T13:36:49","date_gmt":"2021-08-13T16:36:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.betha.com.br\/blog\/?p=1785"},"modified":"2021-10-25T11:10:58","modified_gmt":"2021-10-25T14:10:58","slug":"digitalizacao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.betha.com.br\/blog\/digitalizacao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Como garantir a seguran\u00e7a na digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos"},"content":{"rendered":"\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>A transforma\u00e7\u00e3o digital no setor p\u00fablico tem proporcionado in\u00fameros benef\u00edcios e, um deles, \u00e9 a facilidade em armazenar e organizar arquivos por meio da <strong>digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Com a elimina\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos para o uso digital, os \u00f3rg\u00e3os do governo ganham mais produtividade para encontrar os arquivos e ainda garantem que n\u00e3o haja perda de informa\u00e7\u00e3o devido \u00e0 deteriora\u00e7\u00e3o do documento em raz\u00e3o do tempo.<\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m, para que a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos seja feita da forma correta e sem perder a sua legitimidade, \u00e9 preciso estar atento \u00e0s quest\u00f5es de seguran\u00e7a. Para isso, contar com ferramentas confi\u00e1veis \u00e9 indispens\u00e1vel.<\/p>\n\n\n\n<p>Neste artigo, vamos abordar as vantagens dessa tend\u00eancia e como o <a href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/solucoes\/nopaper\">sistema Documentos <\/a>da Betha pode auxiliar nesse processo, considerando todas as exig\u00eancias da <strong>LGPD<\/strong> e do <a href=\"https:\/\/www.felsberg.com.br\/governo-federal-regulamenta-digitalizacao-de-documentos\/\">decreto relacionado \u00e0 digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/a>. Confira!<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2>As vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos<\/h2>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Os avan\u00e7os que a transforma\u00e7\u00e3o digital tem proporcionado tanto para as iniciativas p\u00fablicas quanto&nbsp; privadas s\u00e3o imensur\u00e1veis. A tecnologia tem sido uma grande aliada para a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, aumentando a produtividade dos servidores e potencializando os servi\u00e7os prestados para a sociedade.<\/p>\n\n\n\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 um grande passo para organizar todo o arquivo documental dos setores e, ainda, facilitar a busca sempre que for necess\u00e1rio acess\u00e1-lo, independentemente do per\u00edodo em que foi emitido.<\/p>\n\n\n\n<p>Veja, a seguir, quais s\u00e3o as principais vantagens de utilizar um sistema pr\u00f3prio para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos e como essa mudan\u00e7a ir\u00e1 influenciar o fluxo de trabalho na rotina dos servidores.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3>Aumento de produtividade<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Sem a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, o tempo utilizado para encontrar qualquer arquivo, na maioria das vezes, \u00e9 maior que o esperado. Com os documentos digitais, o acesso a eles \u00e9 infinitamente mais r\u00e1pido, necessitando apenas de poucos minutos para encontrar qualquer arquivo. Dessa forma, o tempo pode ser melhor utilizado pelos servidores, contribuindo para que outras tarefas sejam realizadas dentro do mesmo per\u00edodo.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3>Facilidade de acesso aos documentos<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Outro grande benef\u00edcio da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos \u00e9 a organiza\u00e7\u00e3o que ela proporciona. Al\u00e9m de n\u00e3o necessitar de espa\u00e7o f\u00edsico para armazenar os arquivos, j\u00e1 que o armazenamento \u00e9 feito em <a href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/blog\/os-beneficios-da-tecnologia-em-nuvem\/\">nuvem<\/a>, com a substitui\u00e7\u00e3o para o ambiente digital a organiza\u00e7\u00e3o pode ser feita de acordo com a categoria dos documentos, facilitando ainda mais o acesso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3>Sustentabilidade<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>\u00c9 ineg\u00e1vel o impacto negativo que o excesso de papel tem para o meio ambiente. Com a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, os recursos f\u00edsicos s\u00e3o reduzidos, sen\u00e3o eliminados por completo, evitando o desperd\u00edcio. Al\u00e9m de evitar o uso excessivo de papel, a digitaliza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m reduz drasticamente a utiliza\u00e7\u00e3o de cartuchos de impressora e m\u00e1quinas copiadoras, tornando a gest\u00e3o muito mais ecol\u00f3gica.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3>Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/solucoes\/nopaper\">Diminuir o consumo de papel<\/a> e insumos para impress\u00e3o tamb\u00e9m resulta em redu\u00e7\u00e3o de custos. Al\u00e9m disso, os gastos para manter arquivos f\u00edsicos para armazenar centenas de documentos \u00e9 muito maior do que investir em solu\u00e7\u00f5es em nuvem.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2>Como digitalizar documentos p\u00fablicos com seguran\u00e7a<\/h2>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Transformar os arquivos p\u00fablicos em documentos digitalizados requer aten\u00e7\u00e3o. Isso porque, para que tudo continue dentro dos par\u00e2metros de valida\u00e7\u00e3o e legitimidade jur\u00eddica, existem alguns procedimentos necess\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n<p>O primeiro passo \u00e9 definir qual ferramenta ficar\u00e1 respons\u00e1vel pelo processo. \u00c9 importante que o software escolhido garanta a qualidade de leitura do documento e, principalmente, a seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es armazenadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Outro ponto fundamental que merece aten\u00e7\u00e3o \u00e9 se a solu\u00e7\u00e3o est\u00e1 de acordo com a <a href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/blog\/lei-geral-de-protecao-de-dados-o-que-muda-para-voce\/\">Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados<\/a> e tamb\u00e9m com o <a href=\"https:\/\/www.in.gov.br\/en\/web\/dou\/-\/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105\">Decreto n\u00ba 10.278\/2020<\/a>, que direciona quais procedimentos devem ser seguidos para que a digitaliza\u00e7\u00e3o apresente os mesmos efeitos legais que os documentos originais.<\/p>\n\n\n\n<p>Para evitar falhas durante o processo, veja quais pontos merecem maior aten\u00e7\u00e3o durante a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos:<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3>Fique atento \u00e0s regras legais<\/h3>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Segundo o Decreto n\u00ba 10.278\/2020, documentos de todos os tipos podem ser descartados ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, salvo os documentos de valor hist\u00f3rico. Por\u00e9m, para que isso seja efetivado, \u00e9 necess\u00e1rio que as especifica\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas a seguir sejam realizadas:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>os documentos devem ser assinados digitalmente com certifica\u00e7\u00e3o digital no padr\u00e3o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves P\u00fablicas Brasileira);&nbsp;<\/li><li>\u00e9 necess\u00e1rio seguir padr\u00f5es t\u00e9cnicos previstos, como exemplo, a qualidade da imagem, cores e formatos de armazenamento;<\/li><li>os documentos devem conter metadados especificados.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>O armazenamento no sistema tamb\u00e9m deve seguir as diretrizes que garantem prote\u00e7\u00e3o contra altera\u00e7\u00e3o, destrui\u00e7\u00e3o, acesso e reprodu\u00e7\u00e3o n\u00e3o-autorizados. Al\u00e9m disso, a ferramenta tamb\u00e9m deve oferecer indicadores de localiza\u00e7\u00e3o e gerenciamento dos arquivos utilizando a identifica\u00e7\u00e3o dos metadados.<\/p>\n\n\n\n<p>Ainda sobre a seguran\u00e7a dos documentos digitalizados, o Decreto n\u00ba 10.278\/202 exige que as ferramentas de digitaliza\u00e7\u00e3o ofere\u00e7am:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;<\/li><li>a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;<\/li><li>a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;<\/li><li>a confidencialidade do documento, quando aplic\u00e1vel; e<\/li><li>a interoperabilidade entre sistemas informatizados.<br><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Por outro lado, caso os documentos contenham dados pessoais e sens\u00edveis, tamb\u00e9m estar\u00e3o sujeitos \u00e0 LGPD e aos princ\u00edpios nela previstos, em especial, o da seguran\u00e7a, que exige a ado\u00e7\u00e3o de medidas t\u00e9cnicas e administrativas aptas a proteger os dados de acessos n\u00e3o autorizados e de situa\u00e7\u00f5es acidentais ou il\u00edcitas de destrui\u00e7\u00e3o, perda ou altera\u00e7\u00e3o.<br><br>Assim, apostando em um sistema pr\u00f3prio para a digitaliza\u00e7\u00e3o e no armazenamento em nuvem, elimina-se o risco de documentos f\u00edsicos perdidos ou danificados com o tempo, o que auxilia a entidade a proteger as informa\u00e7\u00f5es e estar em conformidade com a LGPD.<br><br>Al\u00e9m disso, de acordo com a LGPD, os titulares de dados possuem diversos direitos, como solicitar acesso, corre\u00e7\u00e3o, elimina\u00e7\u00e3o e outras informa\u00e7\u00f5es sobre o tratamento de seus dados realizado pela entidade ou empresa controladora.<br><br>Por essa raz\u00e3o e considerando que a lei prev\u00ea prazos curtos para o atendimento dessas solicita\u00e7\u00f5es, o acesso r\u00e1pido aos documentos digitalizados contribuir\u00e1 na agilidade das respostas por parte do controlador.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2>Documentos: solu\u00e7\u00e3o adequada para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos<\/h2>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>O sistema Documentos da Betha, que faz parte da<a href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/solucoes\/nopaper\"> linha NoPaper<\/a>, foi desenvolvido seguindo todos os requisitos t\u00e9cnicos e legais para tornar a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos muito mais \u00e1gil e eficaz. A ferramenta apresenta uma solu\u00e7\u00e3o que armazena arquivos e documentos em nuvem, protegendo as informa\u00e7\u00f5es, podendo ser visualizadas e redigidas.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, a solu\u00e7\u00e3o possibilita:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li>anexos de arquivos nos principais formatos (PDF, Imagem, Planilhas, V\u00eddeos, etc);<\/li><li>compartilhamento de documentos em tempo real, possibilitando mais agilidade no processo;<\/li><li>o controle de vers\u00e3o de arquivos anexados a um documento;<\/li><li>a localiza\u00e7\u00e3o de documentos pelo nome, autor e pelo conte\u00fado dos arquivos anexados;<\/li><li>a localiza\u00e7\u00e3o de documentos pelo texto em imagens anexadas, adaptando qualquer tipo de resolu\u00e7\u00e3o, sem distor\u00e7\u00f5es, facilitando a visualiza\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m desse sistema, a linha NoPaper da Betha conta com mais duas solu\u00e7\u00f5es para um governo mais tecnol\u00f3gico e sem papel: Assinaturas, para assinaturas digitais de forma segura; e Conecta,&nbsp; para a digitaliza\u00e7\u00e3o da comunica\u00e7\u00e3o interna e externa dos \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Quer saber mais como o <strong>sistema Documentos da Betha e toda a linha NoPaper<\/strong> podem fazer a diferen\u00e7a no seu processo de digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos? <a href=\"https:\/\/betha.store\/home#\/produto\/pFqpSngBgB86ydK-jzie\">Solicite uma demonstra\u00e7\u00e3o gratuita<\/a> agora mesmo.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A transforma\u00e7\u00e3o digital no setor p\u00fablico tem proporcionado in\u00fameros benef\u00edcios e, um deles, \u00e9 a facilidade em armazenar e organizar arquivos por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos.&nbsp; Com a elimina\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos para o uso digital, os \u00f3rg\u00e3os do governo ganham mais produtividade para encontrar os arquivos e ainda garantem que n\u00e3o haja perda &hellip; <\/p>\n<p class=\"link-more\"><a href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/blog\/digitalizacao-de-documentos\/\" class=\"more-link\">Continue lendo<span class=\"screen-reader-text\"> &#8220;Como garantir a seguran\u00e7a na digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos&#8221;<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":14,"featured_media":1975,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[29,19],"tags":[123],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.6.1 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Como garantir a seguran\u00e7a na digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Descubra as vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e como a solu\u00e7\u00e3o desenvolvida pela Betha pode auxiliar nesse processo.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.betha.com.br\/blog\/digitalizacao-de-documentos\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Como garantir a seguran\u00e7a na digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Com a elimina\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos para o uso digital, os \u00f3rg\u00e3os do governo ganham mais produtividade para encontrar os arquivos e, ainda, garantem que n\u00e3o haja perda de informa\u00e7\u00e3o devido \u00e0 deteriora\u00e7\u00e3o do documento. 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