Com a responsabilidade de trazer qualidade de vida para a população, os órgãos públicos devem ficar cada vez mais atentos aos avanços da tecnologia. Tendo que se adaptar rapidamente às novidades, os gestores precisam zelar pelas necessidades destas entidades, utilizando ferramentas que reduzam ou até mesmo eliminem os processos que ainda são manuais.
Como exemplo, a documentação fiscal que tramita nas entidades é uma das operações que mais exige o monitoramento e controle por parte dos servidores públicos, pois o volume de documentos físicos é grande. O resultado disso são inúmeras atividades manuais, gerando grande trabalho para digitação, consumindo tempo e dinheiro, e ainda com grande margem para erros.
Mas este cenário pode ser melhorado. A Secretaria da Fazenda Nacional criou um repositório eletrônico de documentos fiscais, onde esses podem ser consultados, adquiridos e operacionalizados digitalmente. Basta que a entidade conte com ferramentas de gestão destes documentos.
Você sabe no que essa automação pode ajudar, de fato?
É possível gerir as documentações fiscais online, utilizando sistemas embasados na tecnologia para facilitar, agilizar e cooperar para gestões de excelência.
Objetivo do sistema: obter, armazenar e operacionalizar os documentos fiscais eletrônicos emitidos pelos fornecedores junto às entidades.
Alguns sistemas contam com diferenciais, como a opção de validar o status da nota fiscal eletrônica diretamente com informações vindas da Secretária da Fazenda Nacional, permitindo, por exemplo, verificar se o documento fiscal foi cancelado. Além disso, podem realizar a ciência da emissão da nota individualmente ou de forma automática, armazenar e gerar ações sobre as notas fiscais, como confirmação da operação, para os casos em que o documento está correto ou manifestação de recusa, quando existe inconformidades com o mesmo.
Pelo fator organizacional, ter facilitadores que ordenem os documentos fiscais pode contribuir para que outras necessidades sejam atendidas, visto que os servidores passarão menos tempo empenhando-se com papéis e digitações.
O uso de ferramentas digitais pode ajudar sua gestão em diferentes aspectos, como:
O controle eficiente de todos os documentos fiscais, por meio de sistemas que oferecem a interação dos dados destes com sistemas de contabilidade e tesouraria, evitando pagamentos indevidos, já que os dados são alimentados automaticamente conforme o documento eletrônico.
Na integração, que permite mais rapidez, segurança e agilidade na troca de informações, evitando que o gestor precise guardar grandes quantidades de documentos impressos.
A busca manual pode ser eliminada da entidade quando há esse tipo de tecnologia, através do uso de painéis acessíveis pelos gestores, tornando possível a visualização de todas as notas de seu interesse. Os XMLs são armazenados e podem ser baixados a qualquer momento. E a DANF-e é visualizada eletronicamente.
Os painéis de monitoramento dispõem de informações completas dos documentos e de fácil visualização, proporcionando a interação ágil sobre estes e o acompanhamento amplo sobre todas as tramitações.
Proporciona redução de custos com gestão e operação do processo. E, com tecnologias de organização das notas fiscais, o gestor pode realizar análises antecipadas das divergências no recebimento físico e fiscal.
Tecnologias como essas simplificam processos, pois via dispositivos eletrônicos as informações podem ser acessadas de forma ágil e antecipada, logo após a emissão, reduzindo drasticamente as dificuldades com fornecedores e validação das compras.
Atualizando o município com as tecnologias que já fazem parte do cotidiano da população, é possível se aproximar mais dos munícipes e resolver os problemas foco, o que ajuda a planejar um futuro de excelência ao cidadão.
A Betha Sistemas conta com uma plataforma online e intuitiva, onde é possível registrar, no Sistema Monitor DF-e, todas as informações acerca dos documentos fiscais de órgãos públicos.
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