Uma funcionalidade que à primeira vista parece ser simples mudou consideravelmente a rotina dos servidores da Tesouraria na prefeitura de Tubarão, em Santa Catarina. A mudança ocorreu ainda em 2015, quando os gestores municipais decidiram implantar, na repartição, o sistema “Tesouraria”, da Betha. Com o objetivo de alcançar ainda mais eficiência na execução das operações financeiras, agilidade nos cálculos e precisão nas informações, os profissionais se depararam com uma outra funcionalidade, que facilitaria o trabalho e otimizaria o tempo no departamento. Era o sistema de envio de mensagens aos fornecedores, informando o pagamento da dívida, a data em que ele foi feito e enviando a Nota Fiscal.
Conforme a chefe da Divisão da tesouraria da prefeitura, Karoline da Silva Rodrigues, o procedimento é simples. O sistema é alimentado com as informações dos credores, como e-mail e telefone, e quando é dado baixa no valor, a ferramenta envia automaticamente o comunicado ao fornecedor. “Não temos mais a preocupação de entrar em contato com cada um, procurar relatórios quando necessário, documentar o pagamento. A ferramenta já nos auxiliou e continua ajudando bastante, trazendo muita praticidade para o dia a dia”, comenta. Somente no ano de 2016, mais de 11 mil pagamentos foram realizados a credores cadastrados no software, totalizando a mesma quantidade de emails enviados.
Além dessa facilidade no envio da Nota, fala Karoline, outro benefício que os servidores sentiram está relacionado à otimização do tempo, já que, após a implementação, o número de atendimentos presenciais aos fornecedores reduziu consideravelmente. “Nós tínhamos muito contato. Eles vinham tirar dúvidas, saber mais informações sobre as notas. Hoje a realidade é outra. Dificilmente os fornecedores vêm até aqui, e quando vêm, é para resolver alguma situação um pouco mais complexa”, explana.
A prefeitura de Tubarão é atendida pela filial Criciúma da Betha Sistemas, unidade que foi responsável pela apresentação da ferramenta aos gestores do município. O consultor de Negócios da filial, Euclides David Quini, explana que a funcionalidade passou a ter um reflexo direto na rotina diária, já que assim os servidores podem concentrar esforços em outras atividades que exigem mais. “Concedeu mais praticidade à Tesouraria, agilizando o trabalho interno. Além disso, o sistema possibilitou um melhor controle da movimentação financeira municipal e automatizou atividades rotineiras”, complementa o consultor.
