Como garantir a segurança na digitalização de documentos públicos

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A transformação digital no setor público tem proporcionado inúmeros benefícios e, um deles, é a facilidade em armazenar e organizar arquivos por meio da digitalização de documentos

Com a eliminação de documentos físicos para o uso digital, os órgãos do governo ganham mais produtividade para encontrar os arquivos e ainda garantem que não haja perda de informação devido à deterioração do documento em razão do tempo.

Porém, para que a digitalização de documentos seja feita da forma correta e sem perder a sua legitimidade, é preciso estar atento às questões de segurança. Para isso, contar com ferramentas confiáveis é indispensável.

Neste artigo, vamos abordar as vantagens dessa tendência e como o sistema Documentos da Betha pode auxiliar nesse processo, considerando todas as exigências da LGPD e do decreto relacionado à digitalização de documentos. Confira!

As vantagens da digitalização de documentos públicos

Os avanços que a transformação digital tem proporcionado tanto para as iniciativas públicas quanto  privadas são imensuráveis. A tecnologia tem sido uma grande aliada para a otimização de processos, aumentando a produtividade dos servidores e potencializando os serviços prestados para a sociedade.

A digitalização de documentos é um grande passo para organizar todo o arquivo documental dos setores e, ainda, facilitar a busca sempre que for necessário acessá-lo, independentemente do período em que foi emitido.

Veja, a seguir, quais são as principais vantagens de utilizar um sistema próprio para a digitalização de documentos públicos e como essa mudança irá influenciar o fluxo de trabalho na rotina dos servidores.

Aumento de produtividade

Sem a digitalização de documentos, o tempo utilizado para encontrar qualquer arquivo, na maioria das vezes, é maior que o esperado. Com os documentos digitais, o acesso a eles é infinitamente mais rápido, necessitando apenas de poucos minutos para encontrar qualquer arquivo. Dessa forma, o tempo pode ser melhor utilizado pelos servidores, contribuindo para que outras tarefas sejam realizadas dentro do mesmo período.

Facilidade de acesso aos documentos

Outro grande benefício da digitalização de documentos públicos é a organização que ela proporciona. Além de não necessitar de espaço físico para armazenar os arquivos, já que o armazenamento é feito em nuvem, com a substituição para o ambiente digital a organização pode ser feita de acordo com a categoria dos documentos, facilitando ainda mais o acesso. 

Sustentabilidade

É inegável o impacto negativo que o excesso de papel tem para o meio ambiente. Com a digitalização de documentos, os recursos físicos são reduzidos, senão eliminados por completo, evitando o desperdício. Além de evitar o uso excessivo de papel, a digitalização também reduz drasticamente a utilização de cartuchos de impressora e máquinas copiadoras, tornando a gestão muito mais ecológica.

Redução de custos

Diminuir o consumo de papel e insumos para impressão também resulta em redução de custos. Além disso, os gastos para manter arquivos físicos para armazenar centenas de documentos é muito maior do que investir em soluções em nuvem. 

Como digitalizar documentos públicos com segurança

Transformar os arquivos públicos em documentos digitalizados requer atenção. Isso porque, para que tudo continue dentro dos parâmetros de validação e legitimidade jurídica, existem alguns procedimentos necessários.

O primeiro passo é definir qual ferramenta ficará responsável pelo processo. É importante que o software escolhido garanta a qualidade de leitura do documento e, principalmente, a segurança das informações armazenadas.

Outro ponto fundamental que merece atenção é se a solução está de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados e também com o Decreto nº 10.278/2020, que direciona quais procedimentos devem ser seguidos para que a digitalização apresente os mesmos efeitos legais que os documentos originais.

Para evitar falhas durante o processo, veja quais pontos merecem maior atenção durante a digitalização de documentos públicos:

Fique atento às regras legais

Segundo o Decreto nº 10.278/2020, documentos de todos os tipos podem ser descartados após a digitalização, salvo os documentos de valor histórico. Porém, para que isso seja efetivado, é necessário que as especificações técnicas a seguir sejam realizadas:

  • os documentos devem ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira); 
  • é necessário seguir padrões técnicos previstos, como exemplo, a qualidade da imagem, cores e formatos de armazenamento;
  • os documentos devem conter metadados especificados.

O armazenamento no sistema também deve seguir as diretrizes que garantem proteção contra alteração, destruição, acesso e reprodução não-autorizados. Além disso, a ferramenta também deve oferecer indicadores de localização e gerenciamento dos arquivos utilizando a identificação dos metadados.

Ainda sobre a segurança dos documentos digitalizados, o Decreto nº 10.278/202 exige que as ferramentas de digitalização ofereçam:

  • a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
  • a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
  • a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
  • a confidencialidade do documento, quando aplicável; e
  • a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Por outro lado, caso os documentos contenham dados pessoais e sensíveis, também estarão sujeitos à LGPD e aos princípios nela previstos, em especial, o da segurança, que exige a adoção de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda ou alteração.

Assim, apostando em um sistema próprio para a digitalização e no armazenamento em nuvem, elimina-se o risco de documentos físicos perdidos ou danificados com o tempo, o que auxilia a entidade a proteger as informações e estar em conformidade com a LGPD.

Além disso, de acordo com a LGPD, os titulares de dados possuem diversos direitos, como solicitar acesso, correção, eliminação e outras informações sobre o tratamento de seus dados realizado pela entidade ou empresa controladora.

Por essa razão e considerando que a lei prevê prazos curtos para o atendimento dessas solicitações, o acesso rápido aos documentos digitalizados contribuirá na agilidade das respostas por parte do controlador.

Documentos: solução adequada para a digitalização de documentos públicos

O sistema Documentos da Betha, que faz parte da linha NoPaper, foi desenvolvido seguindo todos os requisitos técnicos e legais para tornar a digitalização de documentos públicos muito mais ágil e eficaz. A ferramenta apresenta uma solução que armazena arquivos e documentos em nuvem, protegendo as informações, podendo ser visualizadas e redigidas. 

Além disso, a solução possibilita: 

  • anexos de arquivos nos principais formatos (PDF, Imagem, Planilhas, Vídeos, etc);
  • compartilhamento de documentos em tempo real, possibilitando mais agilidade no processo;
  • o controle de versão de arquivos anexados a um documento;
  • a localização de documentos pelo nome, autor e pelo conteúdo dos arquivos anexados;
  • a localização de documentos pelo texto em imagens anexadas, adaptando qualquer tipo de resolução, sem distorções, facilitando a visualização.

Além desse sistema, a linha NoPaper da Betha conta com mais duas soluções para um governo mais tecnológico e sem papel: Assinaturas, para assinaturas digitais de forma segura; e Conecta,  para a digitalização da comunicação interna e externa dos órgãos públicos.

Quer saber mais como o sistema Documentos da Betha e toda a linha NoPaper podem fazer a diferença no seu processo de digitalização dos documentos? Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo.

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Sobre o autor
Betha
A Betha Sistemas é especialista no desenvolvimento de soluções de tecnologia para a gestão pública. Conta com um portfólio de mais de 47 sistemas e seis aplicativos mobile, que tornam as atividades dos gestores e servidores públicos mais eficientes. Para oferecer ao mercado os melhores produtos, a Betha utiliza tecnologia cloud, machine learning, big data, internet das coisas, inteligência artificial e reconhecimento de voz e facial. Possui 36 anos de história, 600 colaboradores diretos, matriz em Criciúma/SC, sete filiais, 22 revendas parceiras, mais de 3 mil clientes, mais de 1,4 milhão de usuários e está presente em 22 estados brasileiros. Para saber mais, acesse a página oficial da empresa: https://www.betha.com.br/.

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