Pelo fato de manter as rotinas relacionadas às leis trabalhistas e previdenciárias sempre em dia, o Departamento Pessoal tem um peso bastante alto nas organizações públicas ou privadas. Com responsabilidades e tarefas bastante complexas, o setor sempre sofreu pela falta de padronização das ações e processos uma vez que a regra sempre foi estabelecer – com base na legislação vigente e com a ajuda da jurisprudência – um modo próprio para trabalhar.
Uma realidade que começou a ser modificada quando o Governo Federal instituiu o decreto nº 8373/2014, nascendo assim o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo as informações relativas aos rendimentos da folha de pagamento dos servidores, estagiários, autônomos, conselheiros. E ainda, rendimentos da folha de pagamento dos benefícios previdenciários dos aposentados e pensionistas, além das folhas de pagamentos de outros benefícios do regime próprio de Previdência, como auxílio doença/acidente, licença maternidade, auxílio reclusão, entre outros. Também são prestadas informações em torno das contribuições previdenciárias, FGTS, retenções de IRRF e Medicina e Segurança do Trabalho.
O que muda com o eSocial:
- Fim da redundância de informações geradas a vários órgãos, como CEF, RFB, MTE;
- Fim da redundância de informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
- Garantia dos direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;
- Superação de expectativas referentes à qualidade das informações ao governo;
- Simplificação do cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais do empregador.
Comissão multissetorial pode auxiliar processo
As exigências do novo formato de trabalho determinado pelo eSocial geram grande impacto ao empregador seja de empresa pública ou privada, causando uma mudança cultural significativa dentro da instituição.
Diante desse contexto, a sugestão é de que as entidades reúnam uma comissão multissetorial para desenvolver um trabalho de levantamento de necessidades que deverão ser realizadas para as adequações nesse momento que precede ao eSocial. A comissão deverá fazer um diagnóstico da situação real atual, comparar com as exigências do governo e propor planos de ação para ajustar processos ou rotinas que reflitam os impactos gerados.
Para evitar problemas futuros é importante verificar se as diretrizes, leis e decretos da organização – pública ou privada – estão em conformidade com o eSocial. Entre as questões que devem ser levantadas, estão:
- O processo de admissão é feito de forma prévia, antes do funcionário iniciar sua atividade laboral?
- Pode ser feita a rescisão e admissão na mesma competência para o mesmo funcionário?
- Os prazos de rescisão de funcionários demitidos/exonerados serão os mesmos da área privada e pública?
- Como serão tratados os processos instituídos pelo estatuto próprio e que o eSocial não prevê?
Tecnologia deve servir de apoio
Embora os softwares adaptados ao eSocial auxiliem bastante e sirvam de apoio ao processo, existe uma má impressão que esse tipo de tecnologia vá resolver todos os problemas do empregador. Isso porque:
- O método de trabalho da entidade pode estar muito divergente ao esperado pelo eSocial;
- Existirão alguns bloqueio de dados, conforme a tabela de regras e validação, pois poderão exigir informações que não existem nos bancos de dados dos órgãos;
- As inconsistências ou envios fora do prazo poderão impedir o recebimento de eventos ao eSocial.
Observação: É extremamente necessário que a entidade realize o diagnóstico prévio referente as rotinas trabalhistas e os processos inerentes da folha de pagamento. Esse passo irá determinar o sucesso ou falha na prestação de contas com o eSocial, pois é um fator determinante para a comunicação entre os sistemas.
