O uso da tecnologia otimiza tempo, ajuda a reduzir custos e torna a rotina das pessoas mais fácil. E quando é devidamente utilizada pela Administração Pública, traz muitos benefícios à população. Com a disseminação da Internet e os avanços dos meios de comunicação, o Estado acabou se moldando à nova forma de se relacionar com a sociedade. Assim, os serviços que antes eram feitos somente de forma presencial, passaram a ser oferecidos via web. Em muitos municípios brasileiros, documentos como alvarás, certidões negativas de contribuinte, certidão ITBI, guias diversas, ISS, IPTU, entre outras opções e funcionalidades, já podem ser acessados de forma remota, facilitando a vida do cidadão.
A função da Administração Pública é garantir o funcionamento de todos os serviços públicos a fim de satisfazer as necessidades da sociedade. Para que isso se concretize, é essencial a adoção de uma Gestão de Serviços com o objetivo de reduzir o tempo ocioso dos recursos e espera por parte da população. O tempo que o funcionário gasta do atendimento e no gerenciamento das filas, por exemplo, pode ser usado para gerar novos serviços, novos procedimentos, buscando sempre o aperfeiçoamento e eficiência dos mesmos. Por ser um recurso mais barato e rápido, o governo tem motivos de sobra para querer que as pessoas cada vez mais acessem a rede mundial.
Com a economia digital e o comércio eletrônico estão surgindo novos horizontes para o desenvolvimento de novas formas de divulgação de informações, de realização de transações e de melhoria de canais de relacionamento entre os governos, empresas privadas e cidadãos que interagem com provedores e usuários de mais diversos serviços públicos.
Entre os principais benefícios do uso da tecnologia pela Administração Pública, podemos citar:
- Evita o deslocamento:
Para aqueles serviços que exigem assinatura do solicitante, é possível agendar dia e horário específicos para isso; Sem a implantação de serviços online a rotina torna-se muito burocrática. O cidadão que deseja fazer um loteamento, por exemplo, precisa procurar vários locais e passar por várias secretarias. Com a disponibilização destes serviços via web, a ação fica muito mais prática com a centralização de tarefas nos setores da Prefeitura.
- Redução de custos:
Em alguns serviços, como impressão de guias de pagamento, certidões e declarações, existe o custo da impressão e desgaste de equipamentos. Além disso, o funcionário público terá que pausar a sua atividade para suprir a demanda no balcão de atendimento. Pela internet, os gastos com papel e impressão ficam por conta do cidadão. Assim, o órgão público perceberá a economia de insumos e materiais de expediente. Em alguns municípios há ainda outro agravante: a limitação do espaço físico permitindo com que uma parcela cada vez menor de pessoas possa ser atendida no local. O cidadão que optar por tirar certidões online não terá custos enquanto que indo até a prefeitura irá gastar com as taxas que variam de R$ 26,70 até R$ 53,35.
- Redução de filas:
Quando falamos em serviço público, logo pensamos em longas filas com pessoas que, nem sempre, sabem qual setor procurar ou quem é o profissional que poderá ajudar. Quando os serviços estão disponíveis em um só lugar, na internet, fica mais fácil encontrar o caminho correto para a solução do problema. As filas diminuem, a qualidade do atendimento melhora e a satisfação dos munícipes também.
- Mantenha o foco:
Com a diminuição das filas no balcão de atendimento, os funcionários públicos poderão focar suas atividades no andamento das solicitações diminuindo o tempo médio da conclusão. O resultado é a melhora no atendimento uma vez que os funcionários não ficam sobrecarregados e conseguem atender com agilidade e conforto.
- Aumente a confiança:
Se o cidadão tiver acesso às informações da sua solicitação, acompanhando o andamento e a previsão para conclusão, ele ficará mais seguro e tranquilo. Não precisará ligar para o departamento ou fazer várias visitas até encontrar a pessoa responsável que lhe dará o correto parecer. É um avanço também para o cidadão comum, reduzindo de 30 a 60 dias a abertura de uma empresa por exemplo. A rapidez nas entregas e emissões de documentos proporciona maior segurança e confiança aos contribuintes.
- Saia na frente:
O uso na internet e aplicativos rementem à inovação e mudanças positivas na gestão, inclusive na área pública. Além disso, a tecnologia aumenta a proximidade entre administração pública e comunidade, aumentando também a transparência e melhorando a relação entre as duas partes. A tecnologia e os serviços online aproximam a administração pública da comunidade, melhorando a relação entre as duas partes.
“Tornando-se conscientes do poder da Web, os cidadãos não mais aceitarão a ideia de que os serviços públicos devem ser apenas quase bons. Se o governo, que é geralmente a maior “empresa” de qualquer país, for um líder no uso da tecnologia, automaticamente melhorará as aptidões técnicas da nação e impulsionará a mudança para a sociedade da informação”.
(Gates,1999).
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