A partir de janeiro de 2019, torna-se obrigatório o uso do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para órgãos públicos municipais, estaduais e federais.
Apesar de parecer um prazo extenso, o cadastro na plataforma é trabalhoso e é comum existir inconsistências, principalmente em órgãos públicos maiores. Se os dados não coincidirem em todas as plataformas do governo, não será possível realizar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, nem o recolhimento dos valores devidos.
Por esse motivo é importante que os servidores públicos comecem a se preparar o quanto antes!
Confira o checklist do que você já deve fazer:
- Capacitação da equipe
Os servidores que trabalharão diretamente com os dados enviados ao eSocial devem estar capacitados, ter conhecimento em legislação trabalhista e previdenciária, além de estarem conscientes da importância e complexidade do projeto. É muito importante realizar cursos de preparação para que tenham conhecimento das obrigatoriedades dos processos do eSocial
- Qualificação Cadastral
É responsável pela identificação das possíveis divergências dos dados cadastrais existentes na base de dados da entidade com os dados do eSocial.
- Saneamento da Base de Dados
Revisão dos cadastros na base de dados, para não ocorrer duplicidade e inconsistência de informações no momento de envio dos layouts para o eSocial.
O software eSocial da Betha faz uma análise criteriosa na base cadastral da entidade e aponta todos os campos que precisam ser corrigidos para ficarem de acordo com os layouts do eSocial. O resultado desta análise é um relatório completo de inconsistências, com orientações sobre como proceder.
Comece a Qualificação Cadastral imediatamente!
Após determinar a equipe que irá trabalhar com o eSocial, é necessário realizar a qualificação cadastral. Esse é o processo de verificação da coerência das informações de nome, data de nascimento, CPF e CNIS dos profissionais da empresa. Essa é uma forma de otimizar a gestão de dados, tornando-a segura, correta e unificada.
O eSocial permite que as documentações trabalhistas, que antes eram enviadas separadamente para a Caixa, Receita Federal, INSS e Ministério do Trabalho, sejam encaminhadas em uma única via para todos esses órgãos estatais. A qualificação cadastral garante que as instituições públicas recebam todos os dados corretos.
O Governo Federal disponibilizou um sistema online, chamado Consulta de Qualificação Cadastral. No entanto, ele é apenas destinado para pequenas empresas, pois como os dados são registrados manualmente, leva muito tempo para cadastrar. Por isso, grandes empresas e entidades públicas devem utilizar um serviço próprio.
Atraso no envio de dados resultará em multas
Quem deixar para a última hora pode não ter tempo hábil para finalizar o cadastro e estará sujeito a multas. Confira algumas das penalidades previstas:
- Folha de pagamento
Quem não enviar o documento de acordo com as novas regras poderá ser penalizado com multas a partir de R$ 1.812,87.
- Férias
Com o eSocial, a não comunicação das férias dos colaboradores poderá gerar multa de R$ 170,00 por férias não comunicadas.
- FGTS
As entidades que não efetuarem o depósito, deixarem de computar a parcela de remuneração ou efetuarem depois da notificação poderão receber multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por colaborador. A reincidência poderá ser cobrada em dobro.
- Admissão de colaboradores
Caso o RH não informe a admissão do colaborador dentro do tempo estabelecido, poderá arcar com as penalidades previstas no artigo 47 da CLT, podendo gerar multas de R$ 800,00 por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte. Esta multa também poderá ser aplicada para a empresa que não assinar a Carteira de Trabalho (CTPS).
- Alterações de contrato ou cadastros
É responsabilidade do empregador informar alterações no contrato de trabalho e nos dados cadastrais de seus colaboradores durante o período em que há vínculo empregatício. A multa poderá ser de R$ 600,00 por empregado quando não forem informados os dados necessários para o seu registro.
Dado o exposto, é muito importante iniciar o processo de qualificação cadastral para o eSocial o quanto antes. As entidades públicas devem contar com um sistema que auxilie na análise de dados e garanta o envio correto das informações para a plataforma do Governo.
