Os municípios brasileiros têm poucos meses para aderir à obrigatoriedade do e-Social. O cronograma divulgado pelo governo federal propõe quatro fases que devem ser implantadas a partir de janeiro de 2019 com o objetivo de simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o país. Quem descumprir o envio de informações por meio do eSocial estará sujeito a penalidades e multas. A implantação do eSocial nos órgãos públicos será feita em cinco fases:
- Fase 1 (Janeiro/19): Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas;
- Fase 2 (Março/19): Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3 (Maio/19): Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4 (Julho/19): Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada;
- Fase 5 (Julho/19): Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Cumprir com as obrigatoriedades do eSocial será um verdadeiro desafio. E quanto mais tempo o órgão público levar para iniciar a implantação, mais difícil será a missão de ter sucesso com as datas. Entre os principais desafios, alguns devem receber atenção especial. São eles:
- Qualificação cadastral: antes do envio dos dados e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é necessário conferir a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço. Essas informações são confrontadas com a base do eSocial, sendo validadas na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na base do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS). Qualquer divergência existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos. Dessa forma, o empregador deve zelar pela consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores a seu serviço com os dados constantes na base do CPF e do CNIS e, se necessário, proceder à sua atualização antes da data de entrada em vigor do eSocial. Para facilitar o trabalho de regularização cadastral dos trabalhadores e como medida preventiva à rejeição dos dados, foi disponibilizado no Portal do eSocial, a partir do endereço eletrônico: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral, a aplicação CQC (Consulta Qualificação Cadastral) para identificar possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, a data de nascimento, ao CPF e ao NIS (Número de Inscrição Social).
- Revisão no cadastro do Plano de Cargos e Salários: Ao cadastrar os empregados na plataforma do eSocial, será necessário informar também a função que realiza na entidade pública. E essas informações precisam estar de acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) que é o documento que reconhece, nomeia e codifica os títulos e descreve as características das ocupações do mercado de trabalho brasileiro. A simples falta de informação sobre um cargo, ou a incompatibilidade de dados em relação à tabela de CBO, podem influenciar e até impedir a admissão de um trabalhador. Por isso, a revisão e manutenção da política de cargos e salários deve ser realizada antes da implantação do eSocial.
- Tabela de Rubricas: Para a correta transmissão dos dados ao eSocial, é necessário estar atento às informações prestadas nas tabelas e cadastros exigidos. O registro S-1010 do eSocial (Tabela de Rubricas) apresenta de forma detalhada as informações das rubricas constantes da folha de pagamento do empregador/órgão público. Assim é possível fazer a correlação com as constantes da tabela 3 – “Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento” do eSocial. Conforme NOTA ORIENTATIVA 2017.003, – Quanto às rubricas do empregador a serem enviadas ao eSocial, é importante observar:
- Considerando que a tabela de rubricas do empregador é formada ao longo do tempo, pode ocorrer que rubricas tenham sido criadas para alguma situação passada e que não se pretende mais utilizá-las no período de vigência do eSocial. Recomenda-se que tais rubricas não sejam enviadas ao eSocial, ou seja, que sejam enviadas ao eSocial apenas aquelas rubricas que serão efetivamente utilizadas nos eventos de remuneração e de pagamentos do eSocial;
- Antes de enviar cada uma das rubricas ao ambiente do eSocial, recomenda-se que se confira de forma bastante criteriosa, os valores a serem informados nos campos {codIncCP}, {codIncIRRF}, {codIncFGTS}, pois as informações prestadas nestes campos serão utilizados pelo eSocial na apuração dos tributos e FGTS, em conjunto com os eventos de Remuneração e Pagamento (S-1200, S-1210, S-2299, e S-2399).
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