Recentemente o governo federal divulgou novas datas para que os órgãos públicos se adaptem ao eSocial. Embora o novo prazo tenha dado um fôlego às instituições públicas, é equivocado acreditar que as adaptações possam ser adiadas por algum tempo.
A orientação de especialistas segue a mesma: o quanto antes os trabalhos forem iniciados, menor os riscos que os envolvidos correm em encontrar problemas pelo caminho. Aliás, esses problemas podem se transformar em multas pesadas.
Um dos primeiros passos a serem dados é em relação à qualificação e saneamento da base cadastral. Isso porque, o volume de dados inconsistentes que podem ser apontados ao realizar essas atividades pode fazer com que se gaste um tempo dispendioso na correção destas inconsistências. Ainda: qualquer divergência existente impossibilita o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos. Ao identificar divergências, o empregador deve fazer a atualização dos dados antes da data de entrada em vigor do eSocial.
O Governo Federal disponibilizou um manual completo de orientação do eSocial. Nele, é possível encontrar a explicação do sistema, informações técnicas e um passo a passo de como aplicá-lo. Abaixo, a lista de itens que devem ser atualizados referentes a base cadastral:
- Qualificação cadastral;
- Saneamento da base de dados: aplicar mais de 100 regras de validação definidas no eSocial do Governo e ter o feedback do sistema, sobre as divergências identificadas para que seja possível proceder as retificações, antes do início do eSocial.
- Estruturar a área de Saúde e Segurança do trabalho, de modo a prover informações dos estagiários, dos servidores regidos por CLT e dos ambientes de trabalho, para abastecer o eSocial em relação aos arquivos abaixo:
• S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
• LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho)
• NR-15 (atividades insalubres e operações insalubres – MTE Portaria 3214, de 8 de junho de 1978)
• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
• PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional)
• NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – MTE Portaria 3214, de 8 de junho de 1978)
• S-2240 – Condições ambientais do trabalho – fatores de risco
• PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)
• NR-9 (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – MTE Portaria 3214, de 8 de junho de 1978)
Também é importante que o ente público revise seus processos internos e verifique se são aderentes aos prazos do eSocial pois eles minimizam a possibilidade de gerar novas inconsistências.
