O Departamento Pessoal da prefeitura de Urussanga (Santa Catarina) vem contando com o auxílio da tecnologia para facilitar os processos e otimizar o trabalho dos servidores. Por meio de bons sistemas de gestão, o município alcança resultados cada vez melhores em todos os processos. Exemplo disso é a atualização cadastral e preparação para a chegada do eSocial, que deve ocorrer no início de 2020. O trabalho de qualificação da base iniciou no início deste ano, quando foi constatado que mais da metade dos servidores tinha algum erro cadastral a ser ajustado.
De acordo com o diretor de Administração e Planejamento do município, Alberto Fabiano Maximiano, o sistema Esocial da Betha foi implantado no fim do ano passado e, desde então, um trabalho em conjunto foi iniciado no município. “Nos unimos para que realmente desse certo. Desde a recepcionista, que bloqueava as ligações para conseguirmos focar no trabalho, até os profissionais responsáveis pela atualização dos cadastros”, diz ele, ao lembrar: “hoje apenas 50 servidores, aproximadamente, ainda têm algo a ser corrigido. Acredito que até novembro tudo estará pronto para iniciarmos os envios”, pontua.
Ainda conforme o diretor, o cadastro de eventos foi uma das etapas que mais exigiu tempo. “Considero essa a parte mais complexa do processo, porque temos aproximadamente 500 eventos e cada um possui diferentes ramificações”, diz, ao completar: “Só conseguimos fazer isso tudo porque contamos com o apoio do prefeito e da administração, que têm consciência sobre a importância do processo, além do empenho e da parceria dos servidores e da Betha. Tivemos um importante apoio dos técnicos da empresa nessa etapa, seguimos o passo a passo encaminhado por eles e hoje estamos praticamente prontos para a chegada do eSocial”, completa.
Minha Folha dá autonomia aos profissionais e desonera Departamento Pessoal
Não apenas a preparação para o eSocial foi facilitada com a utilização da tecnologia. Em agosto deste ano, a prefeitura de Urussanga implantou o Minha Folha, solução também em Nuvem que promove a comunicação entre os servidores públicos e o departamento de RH. Mesmo em pouco tempo de uso as vantagens do sistema já foram sentidas pelos servidores. “Desde então, não estamos mais imprimindo a folha; eles conseguem visualizar online. Também têm acesso às informações do ponto, recibo de pagamento, comprovantes, tudo de forma digital”, lembra.
O maior desafio, aponta o diretor de Administração e Planejamento, era de fazer a informação sobre o novo sistema chegar aos aproximadamente 850 servidores que o município possui. Para isso foi realizada uma ação interna. “Um mês antes lançamos uma comunicação específica a todos os gestores, para que eles disseminassem a mudança no processo. Além disso, designamos algumas pessoas para auxiliar neste primeiro momento. O resultado foi tão bom e tranquilo que no último mês já não tivemos mais profissionais aqui em busca da folha impressa”, explana.
O próximo passo, comenta ele, é divulgar a possibilidade de fazer solicitações via sistema, como alterações cadastrais, capacitações, férias, licença, tirar dúvidas, entre outras. “Deixamos isso para um segundo momento, para que todos se habituem bem às funcionalidades já apresentadas. Assim o servidor não precisará ir ao Departamento Pessoal solicitar qualquer informação, uma vez que poderá fazê-lo pelo sistema. Isso descentraliza os dados e dá autonomia aos profissionais, agilizando o trabalho e a rotina de todos os envolvidos”.
Com a implantação do Minha Folha, deixarão de ser impressas no município cerca de mil folhas de pagamento. A solução também desonerará o servidor responsável pelo serviço, que ficava um dia inteiro para imprimi-las. Outro problema que será resolvido, lembra Alberto Fabiano, está relacionado aos informes de rendimento, que eram impressos no fim do ano. A partir de agora, eles poderão ser acessados via sistema.
Saiba Mais
Tanto o Minha Folha quanto o Esocial utilizados no RH da prefeitura de Urussanga fazem parte da linha Pessoal e Recursos Humanos da Betha. Em Nuvem, as soluções fazem a gestão unificada da vida profissional dos servidores públicos, oferecendo acompanhamento completo de todas as etapas e rotinas que compõem o histórico dos profissionais.
De acordo com o consultor de Vendas da filial Criciúma da Betha, Euclides Quini, assim como toda plataforma cloud da empresa, os sistemas possibilitam agilidade e ainda mais segurança aos órgãos públicos. “O Esocial, por exemplo, garante que as informações estejam consistentes, permitindo que o município envie seus arquivos e atenda a exigência dentro do prazo legal, evitando possíveis notificações e multas. Já o Minha Folha facilita o trabalho do departamento no atendimento ao balcão, praticamente eliminando-o”, aponta.
