A transformação digital tem apresentado inúmeros ganhos dentro do setor público. Um deles é a adoção da assinatura eletrônica que, além de agilizar processos, também contribui com ações sustentáveis reduzindo o volume do uso de papéis e outros recursos físicos.
Se, antes, colher uma assinatura exigia processos longos e demorados, com a sanção da lei que normatiza o uso da autenticação digital, a assinatura de documentos por meio da tecnologia fará parte da rotina das gestões públicas do país com muito mais eficácia.
Veja neste artigo quais são as regras para usar a assinatura eletrônica em documentos públicos e como garantir a segurança nesse tipo de autenticação. Confira!
Quais são as regras para a assinatura eletrônica de documentos públicos?
Desde setembro de 2020, entrou em vigor a Lei 14.063/20 que aumenta a gama de documentos públicos que podem ser validados a partir de ferramentas de assinatura digital. Isso quer dizer que a presença física, o papel e a caneta serão dispensados em grande parte dos processos que exigem a chancela para legitimar os documentos.
O principal objetivo da ampliação da assinatura eletrônica pelo governo é reforçar a comunicação digital com o cidadão. Além disso, a agilidade no atendimento e a desburocratização nos processos são outras vantagens que a digitalização proporciona para a população. Até porque, com esse recurso, é possível acessar diversos documentos e solicitações sem a necessidade do deslocamento até os órgãos públicos.
Porém, para que o documento seja reconhecido com legitimidade, é necessário que todas as regras estabelecidas pela lei sejam cumpridas. Segundo o decreto, são permitidos três tipos de assinaturas: a simples, a avançada e a qualificada.
A assinatura simples é usada para documentos que não exigem proteção de sigilo, permitindo a conferência de dados pessoais básicos, como nome, endereço e filiação. Já a assinatura avançada deve ser utilizada para documentos sigilosos, e pode ser aplicada em processo de abertura, alteração e fechamento de empresas, por exemplo.
A assinatura qualificada diz respeito a situações que exigem alto nível de sigilo e segurança. Para ser utilizada, é necessário um certificado digital validado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. Esse tipo de assinatura eletrônica já era permitida e regulamentada pela MP 2.200-2/2001, sendo válida para documentos ou transação em órgãos públicos de qualquer espécie.
Com as devidas distinções, o acesso da população a esse tipo de recurso se tornou muito mais amplo, já que, antes da Lei de 2020, a única forma de usar a assinatura eletrônica era em casos de alto sigilo, desde que seguisse todos os critérios de segurança.
É importante destacar que, mesmo com todas as facilidades e benefícios das assinaturas digitais, os órgãos públicos não são obrigados a utilizar o recurso em todos os processos. Porém, se optarem pela versão eletrônica das assinaturas em seus diferentes níveis, é necessário que os sistemas sigam os formatos determinados pela lei.
LEIA TAMBÉM: Governo digital: o guia completo para uma gestão moderna e eficiente
Como garantir segurança e compliance na assinatura eletrônica de documentos públicos?
Para que a adesão da assinatura eletrônica seja de fato um benefício para os órgãos públicos e, consequentemente, para a população, é fundamental que a segurança dos documentos seja garantida de ponta a ponta.
A escolha da plataforma que irá digitalizar a validação dos documentos é uma importante decisão para manter os processos conforme os critérios da legislação. Buscar por uma solução que gerencie as assinaturas de todos os documentos e faça a integração com outros sistemas de gestão, além de agilizar o fluxo de trabalho, torna todas as etapas mais completas e organizadas.
A linha No Paper, da Betha Sistemas, possui o módulo Assinaturas, uma solução em nuvem desenvolvida para assinar digitalmente os documentos da gestão pública, aumentando a produtividade, diminuindo falhas na tramitação de arquivos e reduzindo gastos com papel.
Além disso, com esse recurso é possível acompanhar as assinaturas em tempo real e realizar buscas inteligentes dentro do próprio sistema. Dessa forma, a assinatura eletrônica se torna uma forma muito mais segura e rápida de assinar documentos.
O recurso desenvolvido pela Betha permite ainda a assinatura de documentos em lote, envio de notificação para os assinantes, gerenciamento das assinaturas, suporte para formatos diferenciados, além de apresentar uma solução com interface responsiva.
Quer saber mais como o módulo Assinatura da linha No Paper da Betha pode fazer parte da sua gestão? Solicite uma demonstração e descubra na prática as vantagens da assinatura eletrônica.
